30


Sep

Handleiding starten met KidoManager

0 reacties in handleiding door kidomanager

Handleiding starten met KidoManager

KidoManager is een online softwareprogramma dat het beheer van kinderopvang, gastouders of peuterspeelzalen eenvoudig maakt en flexibeler. Bovenal is het gebruik van KidoManager gratis.

Nadat u zich hebt aangemeld via de website kunt u inloggen via https://www.kinderopvangmanager.com met de gegevens die u zelf hebt opgegeven bij uw aanmelding.

Standaard wordt u aangemaakt als gebruiker met de rechten manager.

Profiel gegevens opvoeren

Stap 1
Het invullen en definiëren van profiel organisatie. Hier vult u alle benodigde velden in zoals bedrijfsnaam, contactpersoon, e-mailadres, telefoonnummer, adres, postcode, woonplaats, land en drie regels die getoond worden op elke factuur.

Stap 2
Nu gaan we het bedrijfslogo uploaden via upload logo dat gebruikt wordt in facturen en e-mails naar uw klanten.

Stap 3
Het uploaden van een icon onder upload icon

Stap 4

Voorkeuren organisatie zoals openingstijden, aantal uren dat minimaal afgenomen dient te worden. Kleuren van het bezettingsschema.

De voorkeuren en gegevens van de organisatie zijn nu ingevoerd.

Locatie aanmaken

Het volgende wat we moeten doen voor een goede werking van het systeem, is de locaties aanmaken en daarna de groepen binnen deze locaties.

Stap 1
Klik op de link locatie toevoegen.

Stap 2

Vul alle benodigde velden in en selecteer het type opvang zoals kinderopvang, gastouderopvang, peuterspeelzaal of BSO opvang. Als een locatie dus meerdere typen opvang heeft, dient deze voor elk type ingevoerd te worden in het systeem. Klik daarna op de button locatie toevoegen.

Nu hebben we alle locaties van de organisatie ingevoerd.

Groepen aanmaken

De volgende stap is het invoeren van de groepen of klassen. Klik op groepen overzicht en klik op de button groep toevoegen.

Stap 1
Vul alle benodigde velden in klik op groep toevoegen.

We hebben nu de details van de organisatie ingevoerd, de locaties aangemeld en de groepen ingevoerd in het systeem.

Pakketten invoeren

De volgende stap is het invoeren van pakketten (vaste uren) in het systeem, klik op pakket overzicht onder financieel. Klik daarna op de button pakket toevoegen.

Stap 1
Vul alle benodigde velden in kies bij cycle de prijs die u heeft ingevoerd. Is de ingevoerde prijs voor een uur, kies dan per uur. Is de ingevoerde prijs voor een dag, kies dan per dag etc.

Stap 2
Selecteer de periode waarover de uren gefactureerd moeten worden, meest voorkomend is per week of per maand.

Stap 3
Klik op de button pakket toevoegen.

Ouders aanmaken

Het volgende wat we gaan doen is een ouder toevoegen aan het systeem. Klik op ouder overzicht en dan op de button ouder toevoegen.

Stap 1

Vul alle benodigde velden in en klik op de button klant toevoegen.

Kinderen invoeren

Hierna wordt het tijd om kinderen aan het systeem toe te voegen. Klik op de link kinderen overzicht en daarna op de button kind toevoegen. Initieel worden er niet veel gegevens gevraagd, maar dat kunt u nadat u het kind heeft aangemeld bijwerken/aanvullen.

Vul de benodigde velden in en selecteer het pakket dat gekoppeld is of wordt aan dit kind. Bij bijzonderheden kunt u bijvoorbeeld zetten dat het kind een pufje nodig heeft of een bepaalde knuffel.

Klik op de button kind toevoegen.

Als we nu op kinderen overzicht klikken, dan zien we het kind dat we net hebben toegevoegd in het systeem. We zien of het kind aanwezig is of afwezig. Een uitroepteken voor de naam wil zeggen dat nog niet alle gegevens zijn ingevuld zoals het koppelen aan de ouders. Om dit te bewerkstelligen klikken we op de button bewerken.

We hebben nu een totaaloverzicht van de mogelijkheden voor het aangemelde kind. Zo kunnen we hier de koppeling maken aan de ouder(s), of koppelen aan een medewerker (mentor). Daarnaast kunnen we het type opvang koppelen zoals KDV, VSO, TSO, NSO en de facturatiedatums.

Als er op de button wachtlijst wordt geklikt, dan wordt dit kind toegevoegd aan de wachtlijst waarvan u het overzicht kunt zien onder wachtlijst overzicht.

 

Nu kunnen we een foto van het ingevoerde kind uploaden door te klikken op de link upload foto.
Selecteer de foto en klik op upload foto. Als we nu weer op de link kind bewerken klikken, dan ziet u daar de foto die net is geüploadet in het systeem.

 

Kind opgeven voor kinderopvang

Wanneer u gaat naar kinderen overzicht en vervolgens klikt op kind bewerken, kunt u onder kinderopvang planning en BSO planning de opvangdetails opvoeren.

Wilt u een kind aanmelden, selecteer dan de checkbox KDV en het pakket dat wordt afgenomen.

De planning kunt u verdelen onder even en oneven weken. Vul bij de planning de volledige dagnaam in en druk vervolgens op de enter-knop dus bijvoorbeeld: maandag[enter]donderdag[enter]vrijdag[enter]

De dagen die u heeft opgegeven verschijnen dan in het formulier. Tevens kunt u de tijd opgeven van halen en brengen. Als laatste kunt u opgeven wanneer moet worden aangevangen met het factureren van dit pakket.

 

Kind opgeven voor de BSO planning

Selecteer de checkbox van de BSO opvang die u wilt toevoegen (VSO, TSO, BSO) en selecteer de aanvangstijd en de eindtijd. Tevens kunt u het gekoppelde pakket selecteren.

Vul bij de planning de volledige dagnaam in en druk vervolgens op de enter-knop dus bijvoorbeeld: maandag[enter]woensdag[enter]donderdag[enter]

U heeft ook nog de mogelijkheid om de school te definiëren met de groep waar het kind naartoe gebracht of opgehaald dient te worden voor de TSO, NSO.

Als laatste kunt u opgeven wanneer moet worden aangevangen met het factureren van dit pakket.

 

Dossier:

Onder de link dossier kunt u documenten uploaden (digitaliseren) die weer gedownload kunnen worden door bijvoorbeeld ouders of medewerkers.

 

Kind archiveren:

Wanneer een kind niet meer binnen uw organisatie klant is, kunt u dit archiveren, zodat dit kind niet meer voorkomt in de planning en er niet langer facturen verstuurd worden.

 

Medewerkers overzicht

Onder de link medewerkers overzicht ziet u een overzicht van alle actieve medewerkers binnen uw organisatie. We gaan nu de eerste medewerker toevoegen door op de button medewerker toevoegen te klikken.

Vul alle verplichte velden in en klik op de button medewerker toevoegen. Nu ziet u onder medewerker overzicht de medewerker die u net heeft toegevoegd. Als u nu op de button bewerken klikt, dan kunt u een foto toevoegen en ook het rooster maken of bewerken voor deze medewerker.

Net als kinderen hebben medewerkers een dossier waar u documenten naartoe kunt uploaden zoals bijvoorbeeld het contract of andere specifieke documenten voor deze medewerker.

Onder kind bewerken kunt u deze medewerker toevoegen als mentor voor het gekozen kind.

We hebben nu veel gegevens ingevuld die de dagelijkse operationele taken van uw bedrijf enorm kunnen vereenvoudigen.

 

Wachtlijst overzicht:

Hieronder kunt u een overzicht bekijken van alle kinderen die momenteel in het systeem staan en op de wachtlijst zijn gezet. U kunt een kind toevoegen aan de wachtlijst door de details van het gekozen kind te selecteren en dan op de button wachtlijst te klikken.

 

Verlof overzicht:

Onder het verlof overzicht heeft u een overzicht van alle vrije dagen (vakanties) die actief zijn van uw medewerkers. U kunt een aanvraag goedkeuren of afkeuren, bij het goedkeuren van een aanvraag wordt deze automatisch toegevoegd aan het rooster van deze medewerker.

 

Rapportages:

Er zijn verschillende soorten rapportages zoals een overzicht van de vakanties van de kinderen, maar ook van de medewerkers.

 

Gebruikers:

Onder gebruikers kunt u mensen toevoegen aan het systeem, dit kunnen medewerkers zijn maar ook ouders.

Onder de link gebruikers overzicht ziet u een overzicht van de gebruikers die momenteel allemaal actief zijn binnen uw organisatie. Als u op de knop bewerken klikt, dan kunt u deze gegevens aanpassen.


Toevoegen van een nieuwe gebruiker

Klik op de button gebruiker toevoegen, vul de gebruikersnaam in (advies is e-mailadres) en kies een wachtwoord. Kies een sterk wachtwoord van minimaal 8 karakters met minimaal 1 hoofdletter en een cijfer en een leesteken.

Vul het e-mailadres in van deze gebruiker voor bijvoorbeeld het automatisch herstellen van wachtwoorden en selecteer het type account (ouder, medewerker of manager).

Bij het selecteren van het type account kunt u daarna bepalen aan welke gebruikersgegevens dit account gekoppeld dient te worden. Bij medewerkers ziet u alleen de medewerkers. Bij ouder kunt u de desbetreffende ouder selecteren.